AT OPFØRE SIG ORDENTLIGT!

GDPR - OG DET MED SMÅT...

Formål og retsgrundlag for behandling af dine personoplysninger

Når du sender dit navn, e-mailadresse, telefonnummer, fødselsdata, angivelse af by og land, din ansøgning, dit CV, portrætfoto, eksamensbeviser og eventuelle testresultater, behandler vi dine personoplysninger for at evaluere dit kandidatur og din egnethed til stillingen, herunder om vi vil tilbyde dig en samtale og i givet fald jobbet.

Hvis du ikke bliver ansat til den position, du har ansøgt om, gemmer vi dine data til potentiel brug for senere ledige stillinger, medmindre du sletter dine oplysninger fra databasen eller specifikt beder os om at fjerne dem.

Hvis du angiver referencer i din ansøgning, kan vi indsamle oplysninger om dig fra disse referencer, herunder blandt andre toplysninger om din arbejdserfaring og kompetencer.

Retsgrundlaget for behandlingen er samtykke i medfør af Databeskyttelsesforordningens art. art. 6, stk. 1, litra a.
Vi vil i de fleste tilfælde indsamle oplysningerne direkte fra dig. Vi vil dog også i visse tilfælde indsamle oplysninger om dig fra andre dine referencer som oplistet i dit ansøgningsmateriale og/eller andre offentligt tilgængelige kilder såsom LinkedIn.

Deling af dine personlige data

Dine personoplysninger vil blive delt med Incipia ApS’s medarbejdere, der er involveret i den specifikke ansættelsesproces.

Incipia ApS kan dele dine oplysninger med sin(e) databehandler(ere), [herunder bl.a. vores systemleverandør, Ditaso og dennes hostingleverandører. I disse tilfælde garanterer Incipia ApS at der er indgået fornødne databehandleraftaler i overensstemmelse med kravene hertil, i databeskyttelsesforordningens art. 28. Art. 28 pålægger disse databehandlere at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen opfylder kravene i Databeskyttelsesforordningen og sikrer beskyttelse af dine rettigheder.

Dine personoplysninger kan endvidere videregives til myndigheder, i det omfang, det følger af en retlig forpligtelse, og er nødvendigt for at udføre den opgave, [Incipia ApS’ har fået pålagt eller er nødvendigt for, at vi kan forfølge en legitim interesse.

Tredjelandsoverførsler

[En/To/Flere] af vores databehandlere, herunder OpenRecruit, som udbyder vores rekrutterings-system, benytter underdatabehandlere etableret i USA. De fornødne garantier for overførsel af oplysninger til USA er sikret gennem [EU Kommissionens standardbestemmelser, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 46] og underdatabehandlernes certificering under EU-U.S. Privacy Shield, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 45.

Periode for opbevaring af personoplysninger

Dine personoplysninger slettes, når der ikke længere er et sagligt formål med deres forsatte opbevaring.

Modtagne ansøgninger fra ansøgere, der har fået jobbet, opbevares under hele ansættelsesforholdets varighed og slettes som udgangspunkt senest 3 måneder efter ophør af ansættelsesforholdet.

Modtagne ansøgninger fra ansøgere, der ikke har fået jobbet, slettes senest 6 måneder efter ansøgningsrunden er afsluttet. Du vil forinden 6 måneder få en påmindelse. Dine data slettes fra databasen, medmindre du forlænger dit samtykke til Incipia ApS, der lagrer dine personlige data i de næste 6 måneder.

Vi forbeholder os retten til at opbevare dine personoplysninger i en længere periode end angivet ovenfor, hvis det anses for nødvendigt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav.

Din ret til at gennemgå, redigere og/eller slette dine personlige data

Med henblik på at skabe åbenhed omkring behandlingen af dine personoplysninger, skal vi som Dataansvarlig oplyse dig om dine rettigheder.

Du har følgende rettigheder når vi behandler dine personoplysninger:

• Retten til indsigt: Du er som registreret til enhver tid berettiget til at anmode os om at modtage oplysninger om blandt andet, hvilke oplysninger vi har registreret om dig, hvilket formål registreringen tjener, hvilke kategorier af personoplysninger og modtagere af oplysninger der evt. måtte være, samt oplysning om hvorfra oplysningerne stammer.
• Retten til berigtigelse: Du har som registeret ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget af os, uden unødig forsinkelse. Såfremt du bliver opmærksom på, at der er fejl i de oplysninger, som vi har registreret om dig, opfordrer vi dig til at rette skriftlig henvendelse til os, så oplysningerne kan blive berigtiget.
• Retten til sletning: I visse tilfælde, har du ret til at få alle eller visse af dine personoplysninger slettet af os, forudsat at en række betingelser er opfyldte. F.eks. hvis du trækker dit samtykke tilbage, og vi ikke har et andet retsgrundlag for at fortsætte behandlingen. I det omfang en fortsat behandling af dine oplysninger er nødvendig, f.eks. for at vi kan overholde vores retlige forpligtelser, eller for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, er vi ikke forpligtet til at slette dine personoplysninger.
• Retten til begrænsning af behandling: I visse situationer, har du som registeret ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger til kun at omfatte opbevaring, f.eks. hvis du mener, at de oplysninger, vi behandler om dig, ikke er korrekte.
• Retten til dataportabilitet: Du har som registeret i visse tilfælde, ret til at få personoplysninger, som du selv har givet os, udleveret i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt ret til at overføre disse personoplysninger til en anden dataansvarlig.
• Retten til indsigelse mod behandling: Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger.

Hvis du vil udøve disse rettigheder, bedes du kontakte vores DPO (hasse@incipia.dk)

Din ret til at tilbagetrække dit samtykke

Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke til behandling af dine personoplysninger tilbage. Hvis du ønsker at trække dit samtykke tilbage, beder vi dig logge ind i systemet ved at bruge dit brugernavn og adgangskode, eller ved at sende en meddelelse herom til hasse@incipia.dk.

Sikkerhed

Vi har gennemført passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes, ændres eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges.

Kun medarbejdere, der har et reelt behov for at få adgang til dine personoplysninger for at udføre deres arbejde, har adgang til disse.

Din ret til at klage til en tilsynsmyndighed (Datatilsynet)

Du kan indgive en klage til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K, hvis du er uenig i vores behandling af dine personoplysninger. En klage kan blandt andet indgives på mail til dt@datatilsynet.dk eller telefon + 45 33 19 32 00, se for yderligere information: https://www.datatilsynet.dk/forside/.